Für Geschäftsstellen von Fachgesellschaften, Verbänden und Stiftungen
Die Webagentur für medizinische Fachgesellschaften und wissenschaftliche Verbände
Website, Mitgliederbereich, Kongress-Anmeldung, Newsletter: Wir betreuen Websites und Plattformen für Organisationen ohne eigene IT – in Deutschland gehostet, mit einem festen Ansprechpartner.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Die Website hat zuletzt vor Jahren jemand angefasst – und der ist nicht mehr erreichbar.
- In sechs Wochen ist Abstract-Deadline, und die Kongress-Anmeldung macht Probleme.
- Der Newsletter muss heute raus. Das System sieht das anders.
- Der neue Vorstand wünscht sich einen Mitgliederbereich – organisieren soll ihn die Geschäftsstelle.
- Die Mitgliederdaten leben in drei Excel-Listen und einem Altsystem, das niemand mehr versteht.
Das ist kein Versäumnis Ihrer Geschäftsstelle. So sieht es fast überall aus, wo niemand hauptamtlich für die Technik zuständig ist – und genau diese Arbeit nehmen wir Ihnen ab.
Barrierefreiheit ist Pflicht
Das BFSG gilt seit Juni 2025 – gilt es auch für Sie?
Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Es betrifft viele Vereine und Gesellschaften, die online Mitgliedschaften, Kongress-Tickets oder Anmeldungen anbieten – ob auch Ihre, hängt von Größe und Angebot Ihrer Organisation ab. Wir prüfen Ihren Einzelfall und setzen um, was fehlt: als Teil eines Relaunchs oder Schritt für Schritt im laufenden Betrieb.
Was wir für Sie übernehmen
- Website & Relaunch
- Vom Auftritt der Gesellschaft bis zur Kongress-Website – barrierefrei nach BFSG und so gebaut, dass Ihre Geschäftsstelle Texte selbst ändern kann.
- Mitgliederbereich & -verwaltung
- Ein geschützter Bereich, alle Mitgliederdaten an einem Ort – und Ihre Mitglieder ändern Adresse oder Bankverbindung selbst.
- Kongress- & Veranstaltungs-Anmeldung
- Teilnehmerregistrierung, Abstract-Einreichung, Fristen, Teilnahmebescheinigungen – alles steht, bevor die Anmeldung öffnet.
- Newsletter
- Eigenes System auf deutschen Servern statt Mailchimp & Co. – DSGVO-konform und ohne Preissprünge pro Abonnent.
- Rechnungen & E-Rechnung
- Mitgliedsbeiträge und Teilnahmegebühren automatisiert abrechnen – XRechnung und ZUGFeRD inklusive.
- Hosting, Wartung & Sicherheit
- Deutsche Rechenzentren, tägliche Backups, Sicherheitsupdates – ohne dass Sie daran denken müssen.
Wir kennen Ihre Welt
Wir wissen, was eine AWMF-Mitgliedsgesellschaft ist, warum eine Abstract-Deadline nicht verhandelbar ist und was eine Mitgliederverwaltung leisten muss, wenn der Vorstand alle zwei Jahre wechselt.
Unsere längste Beziehung in diesem Feld: Seit 2020 betreuen wir die Deutsche Gesellschaft für Allergologie und klinische Immunologie (DGAKI) – ohne Unterbrechung, über mehrere Vorstandswechsel hinweg. Die Verantwortlichen auf Vereinsseite haben in dieser Zeit gewechselt; Website, Mitgliederbereich, Newsletter-System und Veranstaltungs-Plattformen liefen unverändert weiter. Genau das meinen wir mit Kontinuität. Daneben arbeiten wir für Stiftungen, Forschungseinrichtungen und Unternehmen aus Biotech und Life Sciences.
So läuft ein Wechsel zu uns
Die meiste Sorge macht nicht die neue Website, sondern der Weg dorthin. Deshalb ist der Ablauf bewusst unspektakulär:
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Bestandsaufnahme
Wir schauen uns an, was da ist: Website, Domains, Postfächer, Verträge, Altsysteme.
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Übergabe
Die Übergabe klären wir direkt mit Ihrem bisherigen Dienstleister – Ihre Geschäftsstelle muss mit niemandem verhandeln.
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Migration
Inhalte, Mitgliederdaten und Altsysteme ziehen wir geordnet um. Nichts geht verloren, nichts bleibt zurück.
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Go-live
Der Wechsel passiert im Hintergrund – Website und E-Mail bleiben durchgehend erreichbar.
Kleine Anfragen: am selben Werktag erledigt
Ein neues Vorstandsmitglied auf der Website, ein aktualisiertes Satzungs-PDF, ein Termin auf der Startseite: Solche Anfragen erledigen wir am selben Werktag. Nicht als Ausnahme, wenn es gerade passt – sondern als fester Bestandteil unseres Wartungs- und Servicevertrags.
Abgerechnet wird nach Aufwand – jede Position einzeln und nachvollziehbar auf der Rechnung. Und niemand in Ihrer Geschäftsstelle muss dreimal nachfassen.
Zum Weiterleiten an Ihren Vorstand
Kosten und Rahmen auf einen Blick
- Wartungs- & Servicevertrag: ab 450 € im Monat
- Hosting in Deutschland, Sicherheitsupdates, Backups und Monitoring – mit der Zusage, dass kleine Anfragen am selben Werktag bearbeitet werden.
- Anpassungen nach Aufwand
- Laufende Änderungen und Weiterentwicklungen rechnen wir nach Aufwand ab – jede Position steht einzeln und nachvollziehbar auf der Rechnung.
- Projekte zum Festpreis
- Relaunch, Mitgliederbereich oder Kongress-Anmeldung: Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden ein Festpreis-Angebot – der Preis steht, bevor Sie beauftragen.
- Ihr Ansprechpartner: Jannis Bolecke
- Inhaber von Berlin Bird Studios. Er betreut dieses Segment persönlich – kein Ticketsystem, keine wechselnden Projektmanager.
- Kontinuität über Vorstandswechsel hinweg
- Berlin Bird Studios gibt es seit 2014, Fachgesellschaften betreuen wir seit 2020. Alles, was wir bauen und betreiben, ist so dokumentiert, dass es für Ihre Organisation nachvollziehbar bleibt – unabhängig davon, wer gerade zuständig ist, bei Ihnen oder bei uns.
- Ihre Daten bleiben in Deutschland
- Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform – wichtig für Mitgliederdaten und Ihre Rechenschaft gegenüber den Mitgliedern.
Jannis Bolecke
Inhaber · Ihr Ansprechpartner für Fachgesellschaften und Verbände
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Diesen Abschnitt per E-Mail weiterleitenEin kurzes Gespräch genügt
Erzählen Sie uns in 20 Minuten, wo es hakt – wir sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll ist und was nicht. Kein Formular-Marathon, keine Verkaufspräsentation.
Sie sprechen direkt mit Jannis Bolecke.